Text copied to clipboard!
Otsikko
Text copied to clipboard!Hallintoassistentti
Kuvaus
Text copied to clipboard!
Etsimme motivoitunutta ja järjestelmällistä hallintoassistenttia liittymään tiimiimme. Tässä roolissa toimit tärkeänä osana organisaatiotamme, tukien päivittäisiä hallinnollisia toimintoja ja varmistaen sujuvan toimistotyöskentelyn. Hallintoassistenttina vastaat monipuolisista tehtävistä, kuten asiakirjojen käsittelystä, kokousjärjestelyistä, asiakaspalvelusta ja sisäisestä viestinnästä.
Tehtävässä menestyminen edellyttää erinomaista organisointikykyä, tarkkuutta ja hyviä viestintätaitoja. Olet oma-aloitteinen, osaat priorisoida tehtäviä ja työskentelet tehokkaasti myös paineen alla. Käytät sujuvasti toimisto-ohjelmistoja ja opit nopeasti uusia järjestelmiä.
Päivittäisiin tehtäviisi kuuluu muun muassa kokousten aikatauluttaminen ja valmistelu, asiakirjojen laatiminen ja arkistointi, sisäisen ja ulkoisen viestinnän tukeminen sekä erilaisten hallinnollisten prosessien koordinointi. Lisäksi toimit usein ensimmäisenä kontaktina vierailijoille ja asiakkaille, joten asiakaspalveluhenkisyys on tärkeää.
Tarjoamme sinulle mahdollisuuden työskennellä dynaamisessa ja kannustavassa työympäristössä, jossa pääset kehittämään osaamistasi ja vaikuttamaan organisaation sujuvaan toimintaan. Meillä arvostetaan yhteistyötä, avoimuutta ja jatkuvaa oppimista.
Jos olet tarkka, luotettava ja pidät monipuolisista tehtävistä, saatat olla etsimämme henkilö. Liity joukkoomme ja ole mukana rakentamassa tehokasta ja toimivaa työyhteisöä!
Vastuut
Text copied to clipboard!- Kokousten aikatauluttaminen ja valmistelu
- Asiakirjojen laatiminen, muokkaaminen ja arkistointi
- Sähköpostien ja puheluiden käsittely
- Toimiston tarvikkeiden tilaaminen ja hallinta
- Vierailijoiden vastaanottaminen ja opastaminen
- Sisäisen viestinnän tukeminen
- Matkajärjestelyjen koordinointi
- Tietojen syöttö ja ylläpito järjestelmissä
- Raporttien laatiminen ja tietojen kokoaminen
- Yleinen toimistotyön tukeminen ja avustaminen
Vaatimukset
Text copied to clipboard!- Soveltuva koulutus (esim. merkonomi, tradenomi)
- Aikaisempi kokemus hallinnollisista tehtävistä
- Hyvät IT-taidot (esim. MS Office, sähköpostiohjelmat)
- Erinomaiset organisointi- ja ajanhallintataidot
- Tarkkuus ja huolellisuus työssä
- Hyvät suulliset ja kirjalliset viestintätaidot
- Asiakaspalveluhenkisyys ja yhteistyökyky
- Kyky työskennellä itsenäisesti ja tiimissä
- Nopea oppimiskyky uusien järjestelmien suhteen
- Luotettavuus ja vastuullisuus
Mahdolliset haastattelukysymykset
Text copied to clipboard!- Mikä on koulutustaustasi ja miten se tukee tätä tehtävää?
- Kerro kokemuksestasi hallinnollisissa tehtävissä.
- Miten hallitset useita tehtäviä samanaikaisesti?
- Millaisia toimisto-ohjelmia osaat käyttää sujuvasti?
- Miten toimit paineen alla tai kiireisessä tilanteessa?
- Kuvaile tilanne, jossa olet onnistunut parantamaan toimiston tehokkuutta.
- Miten varmistat asiakirjojen oikeellisuuden ja ajantasaisuuden?
- Miten lähestyt asiakaspalvelutilanteita?
- Oletko työskennellyt tiimissä? Miten edistät hyvää yhteistyötä?
- Miksi haluat työskennellä hallintoassistenttina juuri meillä?
